Byteway’s blog

Alternatief voor Microsoft Office

De afgelopen jaren is Microsoft Office voor veel mensen de standaard geweest voor het maken van documenten, spreadsheets en presentaties. Toch merk ik dat er steeds vaker gesprekken ontstaan over digitale onafhankelijkheid.

Ook binnen Nederland klinkt regelmatig de oproep om de afhankelijkheid van grote Amerikaanse softwareleveranciers te verminderen. Provincies, gemeenten en andere overheidsorganisaties onderzoeken daarom steeds vaker open standaarden, digitale soevereiniteit en alternatieven voor bestaande kantoorsoftware.

Hoewel deze discussie vooral binnen de overheid speelt, zette het mij ook aan het denken over mijn thuissituatie.

Wat gebeurt er als school of werk wegvalt?

Bij ons thuis gebruiken mijn vrouw en kinderen nog Microsoft Office. Dat gaat prima zolang school of werkgever een licentie beschikbaar stelt.

Maar wat gebeurt er wanneer de kinderen klaar zijn met hun opleiding? Of wanneer een werkgever besluit de licentie niet langer beschikbaar te stellen?

Dan ontstaat ineens een praktische vraag: hoe blijf je bestaande documenten openen en bewerken zonder direct vast te zitten aan een abonnement?

Voor mij was één eis absoluut noodzakelijk: eerder gemaakte Office-documenten moeten gewoon bruikbaar blijven. Jaren aan documenten, werkstukken, begrotingen en presentaties wil je niet kwijt of moeten converteren naar een onbekend formaat.

De zoektocht naar een alternatief

Ik ben daarom op zoek gegaan naar een alternatief dat:

• Minder afhankelijk is van abonnementen;
• Betaalbaar of zelfs gratis te gebruiken is;
• Compatibel blijft met bekende Office-formaten;
• Vanaf meerdere apparaten bereikbaar is;
• Door het hele gezin gebruikt kan worden.
• Al snel kwam ik uit bij een combinatie van Nextcloud en OnlyOffice.

Nextcloud biedt een modern platform voor bestanden, samenwerking en gebruikersbeheer. OnlyOffice verzorgt het bewerken van documenten, spreadsheets en presentaties rechtstreeks in de browser.

Waarom draaien op een Synology NAS?

Ik beschik al over een Synology NAS die 24 uur per dag beschikbaar is. Met Synology Container Manager bleek het verrassend eenvoudig om een eigen Office-omgeving te hosten.

Het grote voordeel is dat alle documenten centraal worden opgeslagen. Of iemand nu werkt vanaf een laptop, tablet of telefoon: de bestanden zijn altijd beschikbaar.

Bovendien blijft de omgeving volledig onder eigen beheer.

Architectuur van de oplossing

flowchart LR
    Gebruiker --> Browser
    Browser --> Nextcloud
    Nextcloud --> OnlyOffice
    Nextcloud --> Data[Bestanden op NAS]

Opzetten van de omgeving

flowchart TD
    A[Container Manager activeren] --> B[Projectmap aanmaken]
    B --> C[.env configureren]
    C --> D[Docker Compose starten]
    D --> E[OnlyOffice configureren]
    E --> F[Nextcloud koppelen]
    F --> G[Gebruikers aanmaken]
    G --> H[Documenten migreren]

Voorbeeld .env

NEXTCLOUD_DOMAIN=cloud.mijndomein.nl
MYSQL_DATABASE=nextcloud
MYSQL_USER=nextcloud
MYSQL_PASSWORD=SterkWachtwoord
MYSQL_ROOT_PASSWORD=NogSterkerWachtwoord
TZ=Europe/Amsterdam

NEXTCLOUD_DOMAIN=cloud.mijndomein.nl
MYSQL_DATABASE=nextcloud
MYSQL_USER=nextcloud
MYSQL_PASSWORD=SterkWachtwoord
MYSQL_ROOT_PASSWORD=NogSterkerWachtwoord
TZ=Europe/Amsterdam

Voorbeeld compose.yaml

services:
  nextcloud:
    image: nextcloud:latest
    restart: unless-stopped
    ports:
      - "8080:80"

  onlyoffice:
    image: onlyoffice/documentserver
    restart: unless-stopped
    ports:
      - "8081:80"

  mariadb:
    image: mariadb:11
    restart: unless-stopped

services:
  nextcloud:
    image: nextcloud:latest
    restart: unless-stopped
    ports:
      - "8080:80"

  onlyoffice:
    image: onlyoffice/documentserver
    restart: unless-stopped
    ports:
      - "8081:80"

  mariadb:
    image: mariadb:11
    restart: unless-stopped

Voorbeeld Dockerfile

FROM nextcloud:latest

ENV TZ=Europe/Amsterdam

FROM nextcloud:latest

ENV TZ=Europe/Amsterdam

Een overgangsfase binnen ons gezin

Thuis zitten we momenteel in een interessante overgangsfase.

Mijn vrouw en kinderen gebruiken nog steeds Microsoft Office zolang dat via school of werk beschikbaar is. Tegelijkertijd draait onze nieuwe Office-omgeving inmiddels op de Synology NAS.

Daardoor kan ieder gezinslid vanaf een willekeurig apparaat inloggen en documenten openen of bewerken.

Eerlijk is eerlijk: de applicaties van OnlyOffice zien er anders uit dan de vertrouwde Microsoft Office-programma’s. Toch bevat OnlyOffice voor het grootste deel van onze dagelijkse werkzaamheden precies de functies die we nodig hebben.

Documenten schrijven, tabellen maken en presentaties aanpassen gaat verrassend soepel.

Wennen kost tijd

Zoals bij iedere verandering kost het even tijd om nieuwe software te leren kennen.

Sommige knoppen staan op een andere plaats. Bepaalde functies werken net iets anders. Toch merk ik dat de overstap minder groot is dan ik vooraf had verwacht.

Juist doordat ondersteuning voor veel bekende Office-formaten aanwezig is, blijft de drempel relatief laag.

Vooruit kijken

Voorlopig blijft Microsoft Office nog onderdeel van ons dagelijkse gebruik. Maar ondertussen staat er wel een zelfstandig alternatief klaar.

Dat geeft rust. Mocht een licentie wegvallen, dan hebben we een werkende omgeving achter de hand die niet afhankelijk is van één leverancier of abonnement.

Ik ben vooral benieuwd hoe mijn vrouw en kinderen hier over een jaar tegenaan kijken. Misschien gebruiken ze dan nog steeds Microsoft Office. Misschien zijn ze ongemerkt volledig gewend geraakt aan Nextcloud en OnlyOffice.

Hoe dan ook hebben we nu een alternatief dat centraal draait op onze Synology NAS, bereikbaar is vanaf ieder apparaat en voldoende functionaliteit biedt voor vrijwel alles wat we dagelijks doen.